Cómo especialistas de BPM, nuestros proyectos frecuentemente involucran uno de los siguientes escenarios:
- Se quiere mejorar un proceso utilizando tecnología
- Se quiere documentar los procesos actuales
- Se quiere definir un proceso totalmente nuevo
La mayor parte de las veces nos encontramos con el primer escenario: se quiere mejorar un proceso utilizando tecnología. La motivación a menudo es el deseo de mejorar la eficiencia, por ejemplo, usar software para eliminar el ingreso manual de datos o incluso el re-ingreso manual de datos. Se puede querer también implementar un monitoreo y análisis de procesos de indicadores claves del negocio (KPIs) automáticos
El segundo escenario, documentar los procesos actuales, usualmente viene por la necesidad de tener la documentación necesaria para guiar en el trabajo a las personas involucradas. Otro motivo frecuente es que la documentación es mandatoria por entidades regulatorias o requeridas para obtener certificaciones como por ejemplo la ISO9000.
El tercer escenario es menos frecuente. Nos hemos dado cuenta que cuando las empresas quieren definir procesos totalmente nuevos, es usualmente porque están siendo forzados para adaptarse a cambios en el mercado, creación de nuevos canales o por la introducción de nuevos productos.
Se recomienda implementar BPM dando pequeños pasos. Cada paso debe producir un beneficio práctico y medible que justifique el tiempo y esfuerzo que toma lograrlo. Una vez el primer paso haya sido implementado, avanza al siguiente paso. Puede parecer que este enfoque produce soluciones aisladas una de las otras, pero lo que queremos enfatizar aquí es la naturaleza controlada del enfoque. Cada paso contribuye con el objetivo final: la orientación basada en procesos de la empresa.
